首先，家长需要提供孩子住院的相关证明和费用清单，然后将申请表格填写完整并提交至互助基金管理团队。管理团队会进行审核并确认是否符合基金的规定和条件。

审核通过后，管理团队会将报销款项直接支付给医院或家长，以便支付医疗费用。